Urbanité : Politesse que donne la connaissance du monde
Urbaniser : Organiser, coordonner, construire dans une vision long terme
Ingénierie de déploiement de projets - cas N°1
Un projet d'entreprise collaboratif
Problème posé
Une organisation publique (400 collaborateurs, 9 délégations régionales) souhaite lancer son « projet d’entreprise ». Il s’agit d’une démarche participative dans laquelle chaque service et chaque entité locale doit contribuer à la mise en œuvre de la stratégie nationale par des idées et des initiatives issues des équipes. Le projet doit accélérer la transformation de l’organisation et la mise en œuvre des orientations stratégiques.
Comment embarquer dans le « projet d’entreprise » l’ensemble des services et des collaborateurs peu habitués à une démarche participative ?
La mission
Démarche de mobilisation et de contribution en étapes.
1/ Définition avec le comité de direction des grandes orientations du projet d’entreprise.
2/ Information des managers de services et de délégations régionales et formation avec un kit de déploiement pour animer un atelier avec leur équipe.
3/ Chaque manager organise dans son périmètre un « Atelier d’expression » dans lesquelles les membres de son équipe proposent et discutent de propositions d’amélioration. Elles sont partagées sur une plate-forme interne.
4/ Priorisation : Sur la plate-forme collaborative, tous les collaborateurs votent pour les idées les plus contributives à la mise en œuvre de la stratégie. 6 sujets sont identifiés pour être conduits par des équipes transverses.
5/ Les équipes transverses en groupe projet (entre les directions et les délégations régionales) cadrent et définissent les conditions de réalisation des sujets priorisés.
6/ Partage du projet d’entreprise et des sujets cadrés par les équipes transverses lors d’un séminaire national avec l’ensemble des collaborateurs de l’organisation.
7/ Mise en œuvre dans chaque service concerné des modifications et transformations.
Urbanicus est intervenu pour la mise au point du dispositif, des outils de communication et kit d’animation pour les managers, et apport de méthode pour les managers de proximité et pilotes des groupes transverses.
Résultat
Une mise en mouvement de l’organisation, avec l’animation de réunions dans tous les services, 280 idées d’améliorations proposées, plus de 10.000 votes sur les propositions, 7 groupes projets transverses ayant conduit les sujets pour un partage et appropriation globale.